1. Vereniging Heemkundekring “OP DE BEEK” opgericht 18 september 1996 met als doel de organisatie van activiteiten van de vereniging.
2. Stichting Heemkundekring “OP DE BEEK” opgericht 11 november 1996 met als doel het beheer van de bezittingen.
3. Stichting Museum “DE RIJF” opgericht 7 november 2011 met als doel de exploitatie van Museum DE RIJF.
Deze 3 organisaties vallen onder een bestuur.
WAT IS HEEMKUNDE?
Heemkunde is de kennis en het onderzoek van de eigen woonomgeving vanuit zoveel mogelijk gezichtspunten. Naar behoefte zet de heemkundige een archeologische, historische, genealogische, of dialectologische bril op om de ruimte waarin hij leeft te bestuderen zoals die nu is en zoals die zich in de tijd heeft ontwikkeld.
Deze definitie is zeker niet waterdicht en veronachtzaamt het emotionele aspect dat heemkundebeoefening ook heeft: zelfs de meest wetenschappelijke onderzoeker houdt van zijn “heem”, net zoals de amateur die eventueel alleen bijhoudt wat er zoal over zijn woonplaats wordt geschreven of die alleen meedoet aan excursies of lezingen bezoekt.
WAT IS HEEMKUNDEKRING “OP DE BEEK”?
Het woord “heem” betekent dus huis of erf. De kennis over Prinsenbeek is overal aanwezig en de geschiedenis is al voor het merendeel uitgebreid beschreven. Wat echter ontbreekt is de verzekering dat er continuïteit is. Juist in hectische tijden dreigt echter het vastleggen van feiten en gebeurtenissen tussen de wal en het schip te vallen. Immers de ontwikkelingen met betrekking tot Prinsenbeek zijn de afgelopen decennia in een stroomversnelling gekomen -naast de normale maatschappelijke veranderingen- door een aantal overheidsbesluiten op landelijk niveau zoals gemeentelijke herindelingen, de verbreding van de A16 en de aanleg van de HSL. De invloed hiervan op ons dorp is met geen mogelijkheid in te schatten, maar is ongetwijfeld groot. Het Prinsenbeek van bijv. 2025 zal waarschijnlijk niet meer lijken op het Prinsenbeek van 2000, evenmin als het Prinsenbeek van 2000 op dat van 1960 lijkt. De grote stadsgemeente Breda zal ook andere inzichten hebben dan de voormalige dorpsgemeente Prinsenbeek.
Teneinde die continuïteit in het volgen van de ontwikkelingen te waarborgen is op 18 september 1996 onze vereniging opgericht. Van oudsher geeft een (Prinsen)bekenaar op de vraag waar men woont als antwoord: “Op de Beek”. De vereniging heeft daarom voor deze zeer herkenbare naam gekozen.
In het logo zijn uit het wapen van de per 1 januari 1997 opgeheven gemeente Prinsenbeek te herkennen: de beek en de drie linden.
Ook de vlag heeft deze herkenbare elementen.
Tot werkgebied is gekozen voor de grenzen van de gemeente Prinsenbeek zoals die waren voor de gemeentelijke herindeling van 1 juli 1976, toen de gemeente Prinsenbeek de Haagse Beemden afstond aan de gemeente Breda. Uiteraard is er daarnaast nog veel aandacht voor het totale gebied van de per 1 januari 1942 opgeheven gemeente Princenhage, waarvan (Prinsen)Beek tot dat moment deel uitmaakte.
Waar de vereniging als hoofdtaak exploitatie heeft, bestaat er daarnaast een stichting met dezelfde naam, met als hoofdtaak het beheer van de bezittingen. Op 7 september 2011 is voor Museum De Rijf een aparte stichting in het leven geroepen. Het bestuur van de vereniging is ook bestuur van de beide stichtingen.
VERENIGINGSSTRUCTUUR.
Het verenigingsstatuut is bij notariële akte van 11 november 1996 verleden. Het huishoudelijk reglement is door de algemene ledenvergadering vastgesteld op 29 januari 1998.
Het bestuur, bestaande uit 6 personen, vergadert minimaal 6 x per jaar, zoals in het huishoudelijk reglement is vereist, doch uitgegaan wordt van een maandelijkse bijeenkomst teneinde de communicatie tussen de bestuursleden te bevorderen.
De Algemene Ledenvergadering wordt gehouden in de maand maart.
De leden worden op de hoogte gehouden van de activiteiten van het bestuur door middel van bekendmakingen in de daarvoor geschikte en bestemde media.
De vereniging is lid van de Raad van Aangeslotenen van het Brabants Heem en neemt als zodanig actief deel aan alle bijeenkomsten van het Brabants Heem, zowel provinciaal als regionaal.
PRIVACYREGLEMENT.
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de privacywet, van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Aangezien ook onze vereniging/stichtingen persoonsgegevens registreren, gelden de regels in deze nieuwe verordening ook voor ons. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als fysiek in mappen. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat ‘vreemden’ daar bij kunnen. In het kader van deze wet hebben wij het volgende vastgelegd:
Persoonsgegevens worden met het volgende doel binnen onze vereniging, alsmede de stichtingen “Heemkundekring Op de Beek” en “Museum de Rijf” bewaard:
-Voor de registratie van en communicatie met de leden van de vereniging/stichtingen, o.a. voor het sturen van mailings.
-Voor de registratie van en communicatie met de vrijwilligers die bij de vereniging/stichtingen werkzaam zijn.
Verantwoordelijkheden
Verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens is het bestuur van de vereniging/stichtingen.
Overzicht persoonsgegevens
Van de leden/vrijwilligers worden de volgende gegevens vastgelegd:
-Naam, voorletters en/of voornaam
-Adres, postcode, woonplaats
-Telefoonnummer
-E-mailadres
-Geboortedatum
Omdat niet alle leden/vrijwilligers over e-mail beschikken en om hen in bijzondere situaties thuis te kunnen bezoeken, wordt in alle gevallen het adres geregistreerd.
De gegevens van leden en vrijwilligers worden vastgelegd in een Excelbestand “ledenadministratie”.
Communicatie en informatie
De bestaande leden en vrijwilligers worden geïnformeerd over de inwerkingtreding van de privacywet, over de door de vereniging van hen geregistreerde persoonsgegevens, en het doel van de registratie.
De bestaande leden en vrijwilligers zijn er op gewezen dat de voor hen toegankelijke overzichten alleen bestemd zijn voor intern gebruik.
Nieuwe leden en vrijwilligers worden er in het aanmeldingsformulier op gewezen dat de AVG regels van toepassing zijn.
Toestemming
De bestaande leden en vrijwilligers en zijn er op gewezen dat er zonder tegenbericht vanuit wordt gegaan dat zij toestemming hebben gegeven voor het gebruik van hun persoonsgegevens.
Protocol
Voor inzage, wijziging of verwijdering van geregistreerde gegevens volstaat een mail aan de secretaris.
Gegevens oud-leden en oud-vrijwilligers
Gegevens van oud-leden en oud-vrijwilligers worden uiterlijk twee jaar na beëindiging van de activiteiten als lid of vrijwilliger uit de actieve ledenadministratie verwijderd. Behalve als een oud-vrijwilliger of vriend al eerder heeft gemeld dat zijn persoonsgegevens uit de actieve persoonsadministratie verwijderd moeten worden.
Overzicht van plaatsen waar bestanden met persoonsgegevens worden bewaard.
Er zijn 2 bestanden met persoonsgegevens, t.w.:
1.Ledenadministratie.
2.Contributie-incasso-administratie.
De voorzitter, secretaris en penningmeester krijgen regelmatig digitaal een actuele ledenlijst.
Website
Op de website is een privacyverklaring opgenomen.
Beveiliging ICT (pc, laptop, tablet)
Elke PC, laptop of tablet met daarop een kopie van de ledenlijst moet voorzien zijn van een virusscanner.
BELEIDSUITGANGSPUNTEN.
De verantwoordelijkheid voor het behoud en vastleggen van het Prinsenbeeks “eigen” wordt door bestuur en ieder lid persoonlijk gedeeld. Het primaat voor alle activiteiten van de vereniging ligt bij het bestuur, dat daarover iedere algemene ledenvergadering verantwoording zal afleggen. Het bestuur doet ter ondersteuning van de verenigingsactiviteiten, daar waar mogelijk, een beroep op de leden. De hoofdtaak van het bestuur is het reguleren, activeren, stimuleren, inventariseren, coördineren, initiëren en animeren van alle in het kader van de doelstellingen van de vereniging passende activiteiten. Het is een aanhoudende zorg van met name het bestuur om zodanige activiteiten te ontwikkelen, dat bij alle leeftijdsgroepen de belangstelling voor Heemkunde blijvend gestimuleerd wordt. Het bestuur draagt zorg voor een goed financieel beleid binnen de beschikbare middelen. Met het oog op het doel om zoveel mogelijk in de historie en het behoud van het Prinsenbeeks “eigen” geïnteresseerden bij de activiteiten te betrekken en dus laagdrempelig te willen zijn wordt gestreefd naar het behoud van het huidige contributiebedrag; op grond daarvan zal het altijd op zoek zijn naar externe bronnen van inkomsten.
Het bestuur zal zich er terdege bewust van dienen te zijn dat heemkunde niet alleen het verleden, doch ook het heden en de toekomst is en daardoor net als een taal een levend gebeuren. Aanpassing aan de actuele omstandigheden en de nieuwste ontwikkelingen op diverse terreinen, zonder daarbij de consistentie uit het oog te verliezen, is een vereiste. Daar waar mogelijk en nuttig zal het bestuur rekening houden met, aansluiting zoeken bij en samenwerken in activiteiten van andere in Prinsenbeek of omgeving gevestigde verenigingen en instellingen op allerlei gebied.
BELEIDSMIDDELEN.
De statuten van de vereniging en de beide stichtingen, het huishoudelijk reglement, de algemene ledenvergadering, het jaarprogramma, de jaarbegroting en het verenigingsperiodiek “de Klepel”.
Heemkundekring OP DE BEEK is door de Belastingdienst officieel aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Dat betekent dat donateurs giften van de inkomsten- of vennootschapsbelasting kunnen aftrekken binnen de daarvoor geldende regels. De Heemkundekring hoeft ook geen successierecht of schenkingsrecht te betalen over erfenissen en donaties.